– Você não vai ao enterro do Gouveia?
– Como! O Gouveia morreu?
– Não, nós vamos enterrá-lo vivo mesmo.
A peça principal do Planejamento de Obra e da Construtora, que nos referimos, é, em resumo, uma planilha de custos previstos X custos realizados X faturamento previsto X faturamento realizado.
Será preenchida com os valores das obras, dos serviços, das filiais, dos escritórios, da matriz, dos depósitos, do comercial, etc., separadamente, pelo responsável de cada unidade.
Terão, todas elas, mesmíssima itemização para que possam ser somadas (livres de adendos, anexos, excessões ou outra justificativa burocrática) para gerar o Planejamento Geral da Empresa.
Além da planilha haverá outros formulários para completar ou ilustrar o planejamento, e outros para acompanhar e controlar determinados serviços de cada unidade.
O conjunto de planilha + formulários da unidade (ou obra) formarão, evidentemente, o Planejamento e Acompanhamento da Obra.
Preferivelmente os relatórios deverão ser mensais para aproveitar dados atualizados dos balanços, dos caixinhas, da folha de pagamento, etc., geralmente mensais.
A missão principal do Blog será criar um modelo ideal de planilha e definir os formulários e ferramentas que farão parte do Planejamento, do Acompanhamento e do Controle (a gestão propriamente dita).
Sugestões do usuário e ferramentas do sistema Toyota, Lean e outros, serão analisados e, caso apropriados, farão parte do modelo final.
A Autonomia das Ferramentas
1. Não se planeja (nem se acompanha) o orçamento.
Muitos dados dos orçamentos poderão ser utilizados, porém, não faz sentido planejar a Planilha de Serviços (com ou sem BDI) devido às centenas de variáveis. O que seria uma “programação” com poucos resultados práticos. O cronograma de faturamento, muito mais simples e mais fácil de acompanhar oferece as mesmas informações sem maior desgaste.
Os Orçamentos de obras, outrossim, quando houver motivos, devem ser tão somente aferidos.
Assim, a obra praticamente terá que ser orçada novamente com outra disposição e recursos (a serem sugeridos).
Poderão ser “bolados” índices próprios para se obter, por exemplo, a mão de obra prevista (por meio de equipes padrão), estudadas rotinas (ou fluxos de documentos) para encaminhamento dos dados aos responsáveis pelo acompanhamento (sempre o mais trabalhoso).
O reorçamento da obra (que levará cerca de uns 2 ou 3 dias) não será trabalho perdido, pois:
- Com os itens itemizados corretamente o acompanhamento e o controle ficarão mais rápidos, coerentes e precisos;
- Padroniza a gestão da empresa;
- O “ato de planejar” ensina a fazer a obra;
- Certos itens, como a previsão de férias, o custo da chefia, a relação das despesas diretas x indiretas, o controle das despesas pessoais, etc., são valores importantes do controle, que os orçamentos não apresentam devidamente.
2. Pelas mesmas razões não deverão ser confundidos os dados do Planejamento com os da Programação de Serviço, ou então os das Contas a Pagar e Receber com o Estoque no Almoxarifado ou o Controle das Medições. Cada ferramenta destas tem identidade própria.
Idem com os dados do Acompanhamento e do Controle cujos objetivos são distintos.
Não há mágica: se estas anomalias forem levadas a sério, causarão mais transtorno do que benefício às obras. Parece, é verdade, que conseguem economizar na digitação, mas a economia não é suficiente para cobrir o custo de não planejar a obra.
Ademais, os que pretenderem economizar digitação, que trabalhem com o Plano de Contas, mantenham o foco tenham sempre em mente que um calhamaço de papel sempre será um calhamaço de papel e nunca um planejamento de obra ou um instrumento de gestão do dia-a-dia.
Limitações dos softwares
Não há, ainda, nenhum software brasileiro que faz planejamento desta forma. Nosso software é talvez o que mais se aproxima, ainda que sem abranger 100% dos (muitos) recursos que o Planejamento, o Acompanhamento e o Controle de Obra requerem.
Por questão de bom senso, o EngWhere não faz concorrência com a Microssoft, como, por exemplo, com a impecável apresentação dos cronogramas do MS Project, os gráficos, ábacos e histogramas do Excel, pela facilidade com que são gerados.
Também não fazemos muita questão disso, pois se o MS Project faz bonitos cronogramas, não faz o planejamento que propomos.
Já o Excel tem o inconveniente de gerar centenas de arquivos que nosso software armazena em um único banco de dados.
Idem com o Word para gerar as folhas do Diário de Obra, por exemplo.
Um recurso de gestão, o PERT, sugerimos que seja elaborado manualmente e sejam dispensados os softwares, principalmente os que o geram automaticamente a partir do cronograma de barras..
O maior benefício do PERT obtém-se desenvolvendo-o manualmente, para ganhar conhecimento sobre os diversos detalhes e problemas da obra.
Assim, um “planejador completo” deverá pensar em utilizar os seguintes softwares:
- O Previso, o Módulo Magma e o Módulo Engenharia (do EngWhere). Com a vantagem que o Magma gera o Pré-planeamento e a Proposta Técnica da Obra, para apresentação nas concorrência, quase que completos.
- O Excel, o Word e o MS Project, da Microsoft (pelos motivos descritos acima);
Não é muito, para um país em que os Gouveias, referidos acima, confundem Cronograma com Planejamento de Obra.
Outros (Possíveis) Milagres
O Planejamento e o Controle deverá incluir, quase sempre:
. A redução e controle de Perdas;
. Os estudos de logística para redução do custo;
. Os estudos dos métodos construtivos para antecipar o prazo da obra;
. A cotação apurada dos 5 maiores itens do orçamento (Curva ABC), etc.
Por incrível que pareça, pelo menos um destes e de outros estudos, sempre dão certo e nunca decepcionam.
Usuários do EngWhere
Como disposto no site, os Usuários poderão sugerir ampliações, melhorias ou alterações no software (e também no planejamento) que, caso suas sugestões tenham caráter geral (úteis aos demais usuários), atendam os objetivos do Blog e sejam aplicáveis sem restrições, serão atendidos graciosamente junto com as demais sugestões eventualmente coletadas no Blog (dentro de uns 6 meses).
Levando-se ainda em conta que nosso compromisso será de compartilhamento e não premiação.
Veja também Intriga
